Voorwaarden

The agreement

1. Who and what

Second Brain is software that keeps your conversations with AI and brings in the context when you ask something. It works in Claude Code and Codex. It is offered by Valentine Buiten ("we"), established in the European Union. Reachable at valentinembacademy@gmail.com.

By "you" we mean the entrepreneur or organisation that enters into the agreement. You enter into this agreement in the course of your profession or business. If you start on behalf of an organisation, you must be authorised to do so. Second Brain is not for consumers.

By applying for your brain you agree to these terms. The agreement starts as soon as we approve your application. Part 3 applies to personal data that we process on your behalf; it sets out the role of each party. Part 2 explains what happens to personal data. Everything is on this one page, which you can read before you click.

2. Your brain

You get one brain, in your name and e-mail address. The brain keeps your conversations in the AI tools you connect (Claude Code, Codex) and the files you share in them, and the export of your earlier chats that you provide at the start. Nothing else from your computer. An ordinary chat on claude.ai or chatgpt.com is not recorded automatically.

Your brain is yours. What you put in it stays yours. You only give us the use needed to make Second Brain work and to make it better (article 6). We treat your content as confidential, and we never process it to train models. New features become part of the service as soon as we make them available.

We never ask for, collect, store or pass on your Claude or ChatGPT login, password or session token. You sign in to Claude Code or Codex yourself, on your own computer.

Our own processing, such as account management, security and improving Second Brain, is set out in Part 2. The suppliers in Part 2 also process data for the service. Administrators can only access it for maintenance, in case of a failure, or to make Second Brain better, and never for anything else. We are building a log of that access; until it exists, nothing records each look, and only Valentine has administrator access.

3. Take it with you or erase it, at any time

You can export your conversations at any time as JSON and Markdown, and erase everything: on request via valentinembacademy@gmail.com within five working days, and with one click on your own page once it exists. Erasing is final: your brain and the encrypted conversations disappear from the server. Online backups of an erased brain are gone after thirty days. Offline emergency copies of the server serve only to recover after a disaster. No automatic clean-up removes them yet; we destroy them by hand, at the latest twelve months after they were made. If one is restored, we erase erased brains again. Copies held by suppliers disappear within the periods that Part 2 names.

4. What it costs

Second Brain costs €19 per month, excluding VAT. For members of MB Academy it is currently free, for as long as we decide.

After approval you pay in the app. Your brain starts as soon as your payment has arrived; for members of MB Academy, as soon as we approve your application. If you do not pay within thirty days of our approval, the agreement ends and we erase your data as the privacy statement describes. This does not apply to members of MB Academy.

The price is per month and renews each month until you cancel. If a payment does not arrive, your brain pauses. The connector then only says that your brain is paused: nothing new is stored and nothing is retrieved. All your conversations stay stored until you pay again or erase them, as article 3 says.

You only pay after you have agreed to it separately and explicitly; a payment never arises by itself. We can give an offer, such as free use for members of MB Academy, and end it again. We announce that at least thirty days in advance, with what it costs afterwards. If you do not agree, your brain stops on the announced end date, which is at least thirty days after our message. Before that date you can export your conversations as article 3 says.

If the price changes, the same applies: thirty days' notice in advance, and payment only after your agreement. You can always cancel.

Features can change, be added or disappear. We tell you when something changes that you notice.

5. What you can expect

We keep developing Second Brain. We deliver the service with care, but we do not agree a fixed availability or recovery time. We announce maintenance in advance when we can.

The brain thinks along; you decide. Second Brain works with language models, and an answer or note can be wrong or incomplete: a wrong date, an amount that does not add up, a connection that is not there. With every answer that rests on something from your brain, the source is shown with it; for important matters, take a quick look at that source. Second Brain does not replace advice from an expert. What you do with an answer is your choice.

Keep your own copy of documents you really need, and make an export of your brain now and then.

6. Together we make the brain better

Second Brain gets better through how people use it. That is why we also look at your conversations and at what your brain makes of them: to come up with new features, to test what works well and to make the brain smarter. That way your own brain also gets better over time. If you would rather your brain did not help with this, let us know; we then leave it out and nothing else changes.

7. What you put in your brain

What you put in your brain is your responsibility. Only put in conversations and files that you are allowed to use, and make sure you have the arrangements with your customers or your client that this requires.

• You do not use Second Brain for anything that is prohibited, and you do not put in material that you are not allowed to have.
• You do not put data of others into your brain for which you have no legal basis. Part 3 applies to personal data that we process on your behalf; you see to lawful instructions and to the information for the people concerned.
• You do not provide special categories of personal data or criminal offence data. Also check your chat export before the import.
• You do not share your access with others, you do not put passwords or keys in it, and you do not try to get into another brain. If you suspect misuse of your access, report it immediately.
• You do not deliberately put a heavy load on the service, and you do not take the software apart to rebuild it.

If you do not keep to one of these terms, we first ask you to put it right. If there is a direct danger to security, we pause access immediately. We always say why. If it stays wrong, we can end your brain.

If someone else comes to us with a claim because you did not keep to these terms, you bear the part that arose from that, with reasonable costs of defence. We remain responsible for the part caused by us. We let you know in time, agree the approach together and make no settlement at your expense without your agreement.

8. If something goes wrong

If something goes wrong, we solve it together. If you notice a problem, report it as soon as you see it and give us what we need to look into it. We first get the chance to fix it. In an emergency you do not have to wait for that.

As long as you pay nothing, our liability is at most €250 in total per contract year. With paid use, it is at most what you paid in the twelve months before the first event that caused the damage, and never less than €250. We compensate the same damage once. We do not compensate lost profit, lost revenue, anticipated savings or lost opportunities, nor loss of data that you could reasonably have kept yourself. With damage, we also look at what each of us could reasonably have done to keep it small.

You submit a claim for damages to us within one year after you became aware of the damage and our possible role in it.

These limits do not apply in case of intent, fraud or gross negligence on our part, nor where the law does not allow a limit or time limit. The statutory rights of people who appear in your conversations remain.

Sometimes something beyond our control stops the service, including a failure at a supplier we need. We then do what we can to absorb it; this does not apply to what we could reasonably have prevented. If such an interruption lasts longer than thirty days, either of us may stop.

9. Stopping

You can always stop. We can stop if you do not keep to the terms (article 7) or if we end the service; in that last case you get thirty days' notice in advance. At every end you first get the chance to export your conversations. After that we erase your brain as in article 3.

10. Changes

If these terms change, we let you know thirty days in advance. A change to your disadvantage only applies after you have agreed to it. Without your agreement the existing terms continue to apply until the agreement validly ends. For a price, article 4 always applies.

11. Other arrangements

These terms apply between you and us. Those who work for us fall under the same protection. We can transfer this agreement to a company that continues Second Brain; we let you know in advance. If a term is invalid, the others simply continue to apply. Where they differ on personal data, Part 3 prevails.

12. Governing law

The law of Singapore applies to the agreement. We first put a dispute to each other. If we cannot resolve it, the court in Singapore decides. Mandatory statutory protection and rules of jurisdiction continue to apply; a consumer in the EU always keeps the protection of their own country.

Privacy

Hier lees je wat er met persoonsgegevens gebeurt als je Second Brain gebruikt. Dit deel is ook voor wie geen klant is, zoals iemand die in een gesprek voorkomt of deze site bezoekt.

1. Wie verantwoordelijk is

Valentine Buiten, gevestigd in de Europese Unie. Vragen over je gegevens: valentinembacademy@gmail.com. Er is geen functionaris gegevensbescherming.

Twee rollen. Voor je account, het contact met jou, de beveiliging, de tellingen voor de site en het beter maken van Second Brain zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de inhoud van je gesprekken, die wij in opdracht bewaren en verwerken, geldt deel 3. De verwerkingsverantwoordelijke, jij, jouw organisatie of jouw opdrachtgever, bepaalt daarvoor het doel en de grondslag.

2. Welke gegevens, en of je ze moet geven

• Je account: je naam en je e-mailadres. Die zijn nodig voor de overeenkomst; zonder kunnen we geen brein voor je maken.
• Je gesprekken in Claude Code en Codex: de tekst en de bestanden die je daarin deelt. Niets anders van je computer. Elk bericht gaat tijdens het gesprek naar jouw eigen brein.
• De export van je eerdere chats op claude.ai, die je bij de start aanlevert. Eén keer. Die stap hoort bij de start: zonder export begint je brein leeg en weet het niet waar je mee bezig was.
• Wat je brein daarvan bewaart: je gesprekken, zoals ze zijn en met hun oorspronkelijke datum, zodat je erin kunt zoeken en ze later terug kunt halen. Je brein maakt er ook embeddings van (rekenkundige vingerafdrukken van tekst, gemaakt via OpenAI, artikel 4) zodat zoeken ze kan vinden. Het maakt er geen notities, feiten of verbanden van.
• Technische gegevens: het tijdstip van een gesprek, foutmeldingen en serverlogs met je IP-adres. Hoe lang elk wordt bewaard staat in artikel 5.
• Wat je brein doet als het iets opzoekt: per opzoeking het tijdstip, welke tool, waarnaar gezocht is en welke berichten terugkwamen. Dit staat versleuteld in je brein zelf, zodat we kunnen zien hoe het brein ophaalt en gebruikt wat het weet (artikel 3).
• Tellingen voor de site: hoeveel gesprekken en bestanden er in alle breinen samen zijn. Alleen aantallen, opgeteld over iedereen; geen tekst, geen naam, geen brein apart.

Gewone chats op claude.ai of chatgpt.com worden niet automatisch vastgelegd.

We beginnen pas met het bewaren en doorzoekbaar maken van je gesprekken als je betaling binnen is, of, als je lid bent van MB Academy, zodra we je aanvraag goedkeuren. Tot dan verwerken we ze niet en gebruiken we ze niet om Second Brain beter te maken.

Over anderen. In je gesprekken komen mensen voor: klanten, leveranciers, collega's. Voor hun gegevens die wij alleen in opdracht verwerken, verzorg jij de informatie aan die mensen, of ondersteun je jouw opdrachtgever daarbij, overeenkomstig je rol. Wij helpen je daarbij. Voor eigen doelen gebruiken wij over anderen de naam en het e-mailadres van de contactpersoon die namens een organisatie start, en wat er over hen in gesprekken staat wanneer we die gebruiken om Second Brain beter te maken (artikel 3 van dit deel). Wie in een gesprek voorkomt en wil weten wat er met zijn gegevens gebeurt, of bezwaar wil maken, kan ons mailen.

3. Waarvoor, en op welke grond

• Voor je account en het contact met jou verwerken wij je naam en e-mailadres: om je brein te maken en je te bereiken als er iets verandert in de dienst of de prijs, of als iets stuk is. Grond: de overeenkomst met jou; start je namens een organisatie, dan ons gerechtvaardigd belang om de contactpersoon van die organisatie te bereiken. Geen nieuwsbrief, geen reclame.
• Om de dienst veilig en werkend te houden: serverlogs met IP-adressen, foutmeldingen, storingen oplossen, en het inloggen op je account en de mail die we je sturen (artikel 4). Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende dienst. De back-ups van je gespreksinhoud horen bij de verwerking in jouw opdracht hieronder.
• Het bewaren en doorzoekbaar maken van je gesprekken: in jouw opdracht, volgens deel 3.
• De tellingen voor de site: de aantallen per brein worden opgeteld tot één totaal. Grond: ons gerechtvaardigd belang om te laten zien dat de dienst leeft; de totalen zijn niet tot een persoon te herleiden.
• Om Second Brain zelf beter te maken: nieuwe functies bedenken, testen hoe mensen het brein echt gebruiken, en het brein slimmer maken. Daarvoor kijken wij naar gesprekken en naar hoe het brein ze ophaalt en gebruikt, met dezelfde leveranciers als hieronder. We gebruiken zo weinig als nodig. Grond: ons gerechtvaardigd belang om het product te verbeteren, voor jou en voor iedereen die het gebruikt. Nooit om je bedrijfsideeën, je klanten of je plannen over te nemen of zelf te gebruiken, en nooit om ze met anderen te delen. Wil je niet dat je brein hiervoor gebruikt wordt, mail ons; dan sluiten we het uit en verandert er verder niets aan je brein.

Geen verwerking berust op toestemming. Er zijn geen geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar grote gevolgen; een samenvatting door AI is dat niet.

Wij gebruiken je gegevens niet om modellen te trainen en verkopen ze niet. Wij delen ze alleen met de leveranciers hieronder, en als EU-recht of het recht van een lidstaat ons daartoe verplicht.

We vragen nooit naar je Claude- of ChatGPT-login, wachtwoord of sessietoken, en verzamelen, bewaren of geven ze nooit door. Je logt zelf in bij Claude Code of Codex, op je eigen computer.

4. Wie je gegevens ziet

Je brein staat in een eigen database, los van andere breinen. Beheerders kunnen er alleen bij voor onderhoud, bij een storing, of om Second Brain beter te maken zoals in artikel 3 van dit deel staat, en nooit voor iets anders. Alleen Valentine heeft nu beheerderstoegang. We bouwen een logboek van beheerderstoegang tot een brein; zolang dat er niet is, legt niets elke blik vast. MB Academy ziet je gegevens niet.

De leveranciers hieronder verwerken gegevens voor hun beschreven taak, onder hun eigen verwerkersovereenkomst.

Voor elke doorgifte buiten de EER gebruiken we het instrument dat in de tabel staat. De waarborgen kun je inzien via valentinembacademy@gmail.com.

5. Hoe lang

Wijzen we je aanvraag af, dan wissen we die meteen, met alles wat je aanleverde. Keuren we hem goed en heb je dertig dagen later nog niet betaald, dan wissen we je aanvraag en alles wat je aanleverde. Voor leden van MB Academy geldt dit niet. Vraag je vóór die dag een export, dan krijg je die eerst. Je accountgegevens en de back-ups volgen de termijnen hieronder. Een brein dat al betaald was en op pauze staat, valt hier niet onder.

Gesprekken en hun embeddings bewaren we zolang je brein bestaat. Na verwijdering verdwijnen actieve kopieën meteen. Online back-ups van een gewist brein zijn na dertig dagen weg. Offline noodkopieën van de server dienen alleen om na een ramp te herstellen. Geen automatische opruiming haalt ze weg; we vernietigen ze met de hand, uiterlijk twaalf maanden nadat ze gemaakt zijn. Wordt er een teruggezet, dan wissen we gewiste breinen opnieuw. Kopieën bij leveranciers: Anthropic en OpenAI bewaren de inhoud van een aanvraag hooguit dertig dagen voor misbruikcontrole; de back-ups bij Cloudflare verdwijnen binnen dertig dagen nadat je brein gewist is; je bestanden en zeer grote berichten bij Cloudflare verdwijnen met je brein. Voorbeelden die we bewaren om Second Brain te testen, verdwijnen met je brein. Je chatexport wissen we zodra hij is ingelezen. Je accountgegevens bewaren we dertig dagen na het einde.

De logs, een voor een:

• Het opzoeklog in je brein (artikel 2): geen automatische verwijdering. Het blijft staan tot je brein gewist wordt. "Vergeet dit" haalt de opzoekingen van dat gesprek weg, en op verzoek wissen we het hele log.
• Wat je brein koos om te tonen (welke gesprekken zijn bekeken, niet de tekst van je bericht) en elke modelaanroep (taak, model, aantal tokens, kosten en een foutmelding van hooguit 500 tekens): geen automatische verwijdering. Dit blijft staan tot je brein gewist wordt.
• Serverlogs met IP-adressen (de verzoekregels en foutmeldingen van de server): de eigen loginstellingen van de server bepalen dat. We hebben er nog geen vaste termijn voor ingesteld. We willen ze beperken tot dertig dagen; tot dat er is, verdwijnen ze wanneer de eigen logrotatie van de server dat doet.
• De inlogapp bewaart je inlogsessie (met het IP-adres en de browser) zolang die geldig is, zeven dagen, en tot je account gewist wordt. Gegevens over verstuurde mails om misbruik te beperken (een korte code van je adres en het IP-adres) worden na twee dagen gewist; mails die nog moeten uit, na zeven dagen. De logs van de app zelf roteren op grootte, niet op tijd.

6. Beveiliging

Je ruwe gesprekken staan versleuteld opgeslagen en worden alleen toegevoegd, nooit overschreven. Elke nacht wordt een back-up gemaakt. Elk brein heeft een eigen versleutelingssleutel, die alleen op de server staat en alleen voor de beheerder leesbaar is. Toegang tot de server gaat met SSH-sleutels, niet met wachtwoorden; beheerders werken alleen vanuit de EU. We bouwen een logboek van beheertoegang tot een brein; het is er nog niet. Back-ups worden versleuteld voor ze de server verlaten, en elke databasedump wordt proefgewijs teruggezet wanneer een offline noodkopie wordt gemaakt.

Voor onze eigen verwerkingen melden we een meldplichtig datalek zonder onredelijke vertraging bij de toezichthouder, waar mogelijk binnen 72 uur na kennisname. Moeten we jou als betrokkene informeren, dan doen we dat zonder onredelijke vertraging. Voor verwerking in jouw opdracht geldt de meldafspraak uit deel 3.

7. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, een kopie, verbetering, verwijdering of beperking van het gebruik van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, ook tegen het gebruik om Second Brain beter te maken. Waar het recht op overdraagbaarheid geldt, krijg je de gegevens in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar bestand. Mail hiervoor valentinembacademy@gmail.com; we antwoorden binnen een maand. Veel kun je zelf: "vergeet dit" haalt iets uit je gesprekken en de embeddings; exporteren en alles wissen gaat op verzoek binnen vijf werkdagen, en met één klik op je eigen pagina zodra die er is. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. De site zelf

second-brain.site plaatst één cookie, en alleen als je zelf een taal kiest: sb-lang, met daarin "en" of "nl", een jaar lang, zodat de homepage bij je volgende bezoek in die taal opent. Verder plaatst de site geen cookies en laadt ze niets van derden; de lettertypen staan op onze eigen server. Kom je via MB Academy, dan onthoudt je browser dat in één lokale waarde, zodat je de welkomstregel ziet. Die waarde verlaat je browser niet. Kom je via de ledenlink van MB Academy, dan onthoudt dit browsertabblad de code van die link. Als je je account maakt, gaat die code mee naar app.second-brain.site, zodat we je lidmaatschap kunnen bevestigen. De site vraagt de app ook of de code nog werkt; daarbij gaat alleen de code mee.

9. Leeftijd en veranderingen

Second Brain is voor volwassenen die het voor hun werk gebruiken. Verandert dit deel, dan staat de nieuwe versie hier met een datum, en bij een verandering die jou raakt krijg je bericht.

Processing on your behalf

This part is the data processing agreement between you and us, as the GDPR requires.

1. Why this part

People appear in your conversations: you yourself, customers, suppliers, colleagues. This part applies to all personal data that we process on your behalf: the content of your conversations and what your brain makes of it. You act as the controller, or as a processor for your client. We, Valentine Buiten ("Second Brain"), then act as processor, or as sub-processor. The GDPR (Article 28) then requires arrangements. Here they are. They apply until all data has been returned or deleted.

You see to lawful instructions and to the information you must give to data subjects.

2. What we process

• Subject matter and nature: storing, making searchable and returning as context your conversations in Claude Code and Codex, and the export of your earlier chats that you provide.
• Purpose: supporting your work with what you discussed before.
• Duration: as long as your brain exists, and after that until all copies, backups included, have been returned or deleted.
• Data subjects: you yourself and the people who appear in your conversations (customers, suppliers, employees, contact persons).
• Data: names, contact details, business correspondence, arrangements, prices and amounts, and anything else you share in a conversation.
• Not allowed: special categories of personal data and criminal offence data. Also check your chat export before the import. If such data comes in anyway, we remove it on your request from conversations and embeddings; there is no automatic filtering.

3. Only on your instructions

We process data only on your documented instructions. This also applies to transfers outside the EEA. This part contains your first instructions. You give additional instructions by e-mail to valentinembacademy@gmail.com. We do not use the data to train models.

We use it for ourselves in two ways, both as controller and described in Part 2. We add up counts (how many conversations and files) to one total across all brains. And we use conversations to make Second Brain itself better: coming up with new features, testing how people use the brain, and making the brain smarter. Never to take over or use your business ideas, your customers or your plans ourselves, and never to share them with others. With these terms you allow that use, and you make sure that you are allowed to do so for the data of others in your conversations. If you do not want it, you say so and we exclude your brain.

If EU law or the law of an EU member state requires us to act otherwise, we tell you in advance. We do not do so if that law prohibits telling you on important grounds of public interest.

If we think an instruction infringes the GDPR or other applicable EU or national privacy rules, we tell you immediately. We do not carry out the disputed part as long as the conflict has not been resolved.

4. Confidentiality and security

Everyone on our side who can access the data is bound to confidentiality.

We take the measures that Article 32 GDPR requires. The agreed measures are in Annex 2. There we describe access control, encryption and recovery. Administrators only look into a brain for maintenance, in case of a failure, or to make Second Brain better (article 3 of this part). We are building a log of that access; until it exists, nothing records each look, and only Valentine has administrator access.

5. Sub-processors

With these terms you give general written authorisation for the sub-processors in Annex 1. We announce an addition or replacement at least thirty days in advance. Within that period you can object, with reasons, on grounds of data protection. Until there is a solution, we do not transfer your data to the disputed new party. If no solution is possible, you can stop; article 9 of this part then applies. We remain responsible towards you for the obligations of our sub-processors and impose at least the same obligations on them.

6. Outside the EEA

Transfers outside the EEA only take place according to your documented instructions and Chapter V of the GDPR. Annex 1 names, for each recipient, the legal name, task, data, countries of processing and transfer safeguard. The storage of your brain itself is in the European Union. Administrators only work from within the EU.

7. Help for you

We help you where possible with requests about all rights under Chapter III GDPR. Requests that we receive directly, we forward without undue delay to the e-mail address of your account. Deleting ("forget this"), exporting and erasing are done on request within five working days, and with one click on your own page once it exists.

We also help with security, data breach notifications, a data protection impact assessment (DPIA) and prior consultation with the supervisory authority. In doing so we take into account our processing and the information available to us. Our response time for this assistance is five working days.

A data breach involving data that we process for you, we report without undue delay, at the latest within 48 hours of becoming aware of it. We report what happened, which data and people are affected, the known numbers, possible consequences and measures taken. You get a contact point. Missing information follows as soon as it is available. Notifying the supervisory authority and data subjects is up to you; we help with that.

8. Audits

We give you the information needed to verify compliance with Article 28 GDPR. We cooperate with audits and inspections by you or an auditor you appoint. We agree reasonable conditions for scheduling, confidentiality and costs. Those conditions do not prevent a necessary audit.

9. End

At the end you choose whether we return or erase the personal data. Return takes place as an export in JSON and Markdown, on request within five working days, and with one click on your own page once it exists. After return we erase our copies. We also have copies at sub-processors erased. Online backups are gone after thirty days. Offline emergency copies of the server serve only for recovery after a disaster. No automatic clean-up removes them yet; we destroy them by hand, at the latest twelve months after they were made. If one is restored, we erase the erased data again. Copies held by sub-processors: Anthropic and OpenAI keep the content of a request for at most thirty days for abuse monitoring; the files and very large messages at Cloudflare are erased with the brain, and the backups at Cloudflare follow the thirty days. Only a retention obligation under EU law or the law of an EU member state can depart from this. On request we confirm the deletion in writing.

10. Liability and law

For our liability towards each other, article 8 of Part 1 applies, including the indemnity in article 7. This arrangement does not limit any statutory rights of data subjects under Article 82 GDPR. Our responsibility for sub-processors under Article 28(4) GDPR remains. The law of Singapore applies to this part; disputes go to the court in Singapore.

Annex 1: sub-processors

Google LLC takes part only if you choose "Continue with Google" to sign in. It is not our sub-processor for the content of your brain and gets none of it; it receives that you sign in to Second Brain, and decides on its own sign-in.

Annex 2: security measures

Confirmed (server repository, 1 Nov 2026): one database per brain; raw conversations encrypted and only ever added to; nightly backup; server in the EU. One encryption key per brain (AES-GCM for the raw conversations), only on the server and only readable by the administrator; access to the server with SSH keys; administrators only from within the EU; administrative access to a brain is not yet logged (we are building the log); backups encrypted (age) before they leave the server, every night, kept for thirty days; each database dump test-restored in a scratch database whenever an offline emergency copy is made; automatic security updates and fail2ban on the server. Online backups after deletion: thirty days (automatic clean-up on the server). One offline emergency copy, only for recovery after a disaster.